Experts in Duurzaamheid
Wij richten uw Beconform-omgeving volledig in, inventariseren gebouwen, installaties, keuringen en documenten, en begeleiden uw organisatie tijdens het volledige onboardingproces.
Zonder een centrale structuur voor installaties, keuringen en documenten wordt compliancebeheer tijdrovend, foutgevoelig en moeilijk op te volgen.
Beconform Onboarding zorgt voor een vlotte implementatie van het Beconform-platform binnen uw organisatie. Ecotel inventariseert gebouwen, installaties, keuringen, attesten en documenten, richt het platform volledig in en zorgt ervoor dat alle informatie correct wordt gekoppeld. Zo beschikt u over één centrale omgeving voor compliancebeheer, documentbeheer en de opvolging van wettelijke keuringen en technische installaties.
Van versnipperde informatie naar volledig overzicht
We richten Beconform volledig in met uw gebouwen, gebruikers, rechten, modules en organisatiestructuur.
We identificeren en registreren alle relevante technische installaties, veiligheidsvoorzieningen, energie-installaties en gebouwgebonden assets.
We koppelen installaties aan de juiste keuringen, attesten, wettelijke frequenties en vervaldata.
Attesten, keuringsverslagen, plannen en technische documenten worden gestructureerd, gekoppeld en centraal beheerd.
Uw team krijgt begeleiding en opleiding zodat zij Beconform zelfstandig en efficiënt kunnen gebruiken na de onboarding.
"Een complianceplatform creëert pas echte meerwaarde wanneer alle informatie volledig, correct gestructureerd en continu up-to-date is."
Elke onboarding start met een grondige intake om inzicht te krijgen in uw organisatie, gebouwen, technische installaties, verantwoordelijkheden, bestaande documentatie en de huidige aanpak voor het beheer van keuringen en compliance.
Samen bepalen we welke locaties, gebouwen, afdelingen, gebruikers, technische installaties en modules deel uitmaken van de implementatie. Zo ontstaat een duidelijke scope en wordt voorkomen dat belangrijke informatie, installaties of documenten over het hoofd worden gezien.
Bestaande inventarissen, Excelbestanden, keuringsschema's, documentmappen, plannen en technische lijsten vormen het vertrekpunt. We analyseren welke informatie reeds beschikbaar is en brengen in kaart welke gegevens nog ontbreken.
Het resultaat is een praktisch onboardingplan dat volledig is afgestemd op de grootte, complexiteit en dagelijkse werking van uw organisatie.
Een betrouwbaar compliancebeheer begint met een volledige en gestructureerde inventaris van uw gebouwen en technische installaties. We identificeren alle gebouwen, zones en installaties die binnen Beconform beheerd en opgevolgd moeten worden.
Afhankelijk van uw organisatie omvat dit onder meer elektrische installaties, verwarmings-, ventilatie- en koelinstallaties, brandveiligheidsvoorzieningen, liften, gas- en waterinstallaties, toegangscontrolesystemen, hernieuwbare energiesystemen, arbeidsmiddelen en andere installaties die onder wettelijke of interne opvolging vallen.
Bestaande technische gegevens worden gecontroleerd en, indien voorzien binnen de opdracht, aangevuld tijdens een plaatsbezoek. Elke installatie wordt geregistreerd met de juiste identificatiegegevens, locatie, categorie en beschikbare technische informatie.
Alle gegevens worden op een uniforme manier gestructureerd over de volledige vastgoedportefeuille, zodat installaties eenvoudig kunnen worden teruggevonden, gefilterd, toegewezen en opgevolgd.
Zo ontstaat één centraal overzicht van alle technische installaties, waardoor het risico aanzienlijk vermindert dat keuringen, attesten of belangrijke installaties buiten het compliance- en documentbeheer vallen.
Technische documenten en compliance-informatie zijn vaak verspreid over gedeelde schijven, fysieke archieven, mailboxen en externe dienstverleners. Daardoor is het moeilijk om snel het juiste en meest recente attest, keuringsverslag of technisch document terug te vinden.
Wij verzamelen, structureren en koppelen bestaande keuringsverslagen, attesten, onderhoudsrapporten, plannen, technische fiches, vergunningen, contracten en andere relevante documenten binnen Beconform.
Elk document wordt gekoppeld aan het juiste gebouw, de juiste installatie, keuring of organisatorische entiteit. Waar mogelijk registreren we ook documentdata, vervaldata, keuringsresultaten en andere relevante metadata, zodat opvolging eenvoudig en betrouwbaar verloopt.
Tijdens de onboarding brengen we ontbrekende, verouderde of onvolledige documenten onmiddellijk aan het licht. Deze worden opgenomen in een duidelijke actielijst, zodat ontbrekende informatie systematisch kan worden aangevuld.
Het resultaat is één centrale, doorzoekbare documentomgeving waarin technische documenten, attesten en keuringsverslagen snel beschikbaar zijn tijdens het dagelijkse beheer, inspecties, audits en controles.
Het registreren van installaties en documenten is slechts de eerste stap. Om compliance efficiënt te beheren, moet ook duidelijk zijn welke wettelijke keuringen, attesten, onderhoudsacties en interne controles van toepassing zijn en wanneer deze opnieuw uitgevoerd moeten worden.
Wij koppelen elke relevante installatie aan de bijhorende wettelijke verplichtingen, keuringen en documenten. Op basis van de beschikbare informatie configureren we onder meer keuringsfrequenties, eerdere keuringsdata, vervaldata, resultaten en verantwoordelijke gebruikers.
Zo ontstaat een centrale compliancekalender waarin toekomstige en vervallen keuringen onmiddellijk zichtbaar zijn. Automatische meldingen helpen verantwoordelijken om tijdig actie te ondernemen voordat attesten of keuringen vervallen.
Wanneer informatie ontbreekt of onduidelijk is, brengen we dit in kaart en geven we aan welke documenten, technische gegevens of bijkomende bevestigingen nog nodig zijn om de opvolging volledig te maken.
Het resultaat is een praktisch opvolgsysteem dat wettelijke compliance, interne controle, risicobeheer en auditvoorbereiding ondersteunt vanuit één centrale omgeving.
Een complianceplatform levert pas blijvende meerwaarde wanneer de informatie correct wordt bijgehouden en gebruikers weten hoe ze er efficiënt mee werken. Daarom begeleiden we uw team bij het dagelijkse gebruik van de volledig ingerichte Beconform-omgeving.
Gebruikers leren onder meer hoe ze installaties en documenten terugvinden, nieuwe keuringsverslagen opladen, vervaldata beheren, verantwoordelijkheden toewijzen, meldingen opvolgen en de compliance-status van de organisatie monitoren.
Toegangsrechten worden afgestemd op de verschillende gebruikersprofielen, zoals management, technische diensten, siteverantwoordelijken, externe aannemers en keuringspartners. Zo krijgt iedere gebruiker uitsluitend toegang tot de informatie en functionaliteiten die relevant zijn voor zijn of haar rol.
Ook na de implementatie kan Ecotel ondersteuning blijven bieden, bijvoorbeeld bij documentverwerking, compliance-opvolging, platformupdates of de onboarding van bijkomende gebouwen en technische installaties.
Uw organisatie kiest zelf hoeveel ondersteuning gewenst is: u kunt Beconform volledig zelfstandig beheren of blijven rekenen op Ecotel als partner voor administratieve ondersteuning en compliancebeheer.
Wij implementeren Beconform, structureren uw installaties en documenten en zorgen voor een betrouwbare opvolging van keuringen, attesten en compliance.
Bespreek uw onboarding
NL 
EN 